Der Ultimative Lanparty Guide

LAN-Partys werden in Deutschland immer beliebter. Seit 2004 gibt es ein stetiges Wachstum in Anzahl und Größe der Lanpartys. Zeit für dich also, auch mal so ein Event auf die Beine zu stellen. Und genau an dieser Stelle wollen wir dir weiter helfen. Mit nützlichen Rat“schlägen“ und jeder Menge Erfahrung stehen wir dir zur Seite. Mit der folgenden Ladung Wissen, sollte es dir möglich sein, locker eine Tausender auf die Beine zu stellen.

Also kurz durchatmen und los geht’s.

Phase 1 (Beta): Interesse wecken

Zu Beginn der Planung solltest du deine Idee erst einmal in allen einschlägigen LANParty-Foren posten, damit du auch wirklich jeden guten Ratschlag mitnimmst.


Phase 2: Werkzeug bereitlegen

Wenn du dich von Phase 1 erholt hast, kannst du mit der eigentlichen Planung beginnen. Dazu benötigst du folgendes:

- einen Computer mit Internet drin
- eine E-Mail Adresse
- einen Sponsor
- und jemanden, der schon einmal so was organisiert hat oder bei einer großen LAN irgendwie mal im Orgateam tätig war


Phase 3: Die Homepage

In dieser Phase kümmerst du dich intensiv um die Erstellung deiner Homepage. Dabei bitte beachten, dass die grafischen Elemente immer überwiegen sollten und den derzeitig gültigen Webstandards entsprechen. Ganz wichtig bei der Gestaltung sind die Farben, sie sollten auf das Thema Lanparty aufmerksam machen.

Optimal ist eine Seite mit schwarzem Hintergrund in Verbindung mit blauer, grüner, gelber oder orangener Schrift. Den größten Fehler, den du in dieser Phase machen kannst, ist die Veröffentlichung von Bildern deiner noch nicht vorhandenen Location. Kleiner Tipp an dieser Stelle – nimm doch einfach Fotos aus der Google Bildersuche. Das peppt die Seite auf und sorgt für überraschte Gäste am Eröffnungstag.

Der Gast möchte natürlich immer den Ansprechpartner, der für seinen Fachbereich zuständig ist, direkt erreichen können. Eine sauber geführte Teamliste ist hierbei Pflicht. Dabei sollten die Mitglieder deines Teams unbedingt funktionsbeschreibende Mitgliedertitel tragen. Hier eine kleine Auswahl:

- Hauptverantwortlicher: Master-Chief Executive Officer of Event Managment
- Gruppenleiter: Chief of Staff
- Turnierleiter: Executive Tournament Leader
- Imbissleiter: Chief of Food and Drugs
- Verantwortlicher für Öffentlichkeitsarbeit: Public Relationship Manager

Natürlich solltest du diese Liste noch weiter ergänzen, um einen seriösen und soliden Eindruck zu hinterlassen.

Die Zielgruppe der Lanparty-Gänger kennt sich bestens im Internet aus und sucht die Herausforderung. Bediene Sie! Verstecke die unwichtigen Eckdaten wie Teilnehmerzahl, Veranstaltungsort und Veranstaltungstermin in der hinterletzten Ecke. Dadurch erhöhst du nebenbei deine Seitenzugriffe, was wiederum wichtig für Sponsoren ist, und verschaffst deinem Forum jede Menge Diskussionen. Und eins ist doch ganz klar, das Erfolgserlebnis, was deine Besucher beim letztendlichen Aufspüren dieser Infos spüren werden, wird nur noch die Teilnahme an deiner Lanparty toppen können!

Um dich vor lästigen Abmahnungen, Spammails und unnötigen Useranfragen zu schützen, solltest du am besten auf Kontaktdaten und Impressum verzichten. Das verschafft dir einen nicht unwesentlichen Zeitvorteil bei der Planung deiner Lanparty.



Phase 4: Planung des Showprogramms

Dir juckt es jetzt sicherlich schon in den Fingern und du würdest deine Lanparty am liebsten gleich in sämtlichen Foren und Portalen öffentlich machen, aber halt! Vor der Kür kommt die Pflicht und wichtigere Dinge stehen an.

Hast du dir denn schon überlegt, wie die Beamerpräsentation während deiner Lan aussehen soll? Welche Lebensmittel möchtest du beim Catering anbieten? Was für Turniere sollen gespielt werden und welche Liga soll dich dabei überhaupt unterstützen?

Ok, das ging ein wenig zu schnell, also noch mal langsam. Die Beamerpräsentation ist das A und O deiner LAN, diese sollte am besten schon gestern ausgearbeitet sein. Denn stell dir nur mal vor was passiert, wenn deine Beamerpräsentation nicht steht und der Strom ausfällt oder das Netzwerk zusammenbricht – mit deiner Showeinlage kannst du von diesen kleinen Problemchen gekonnt ablenken und die positive Stimmung unter den Teilnehmern erhalten. 

Deswegen sollte die Beamershow folgende Punkte beinhalten:

-    bekannte Szenevideos bauen vertraute Atmosphäre unter den Gästen auf
-    Mitschnitte von historischen PC-Spielen animieren zum Zocken
-    Sexy Clips heizen die Stimmung an und ersparen dir die Kosten für ein Stripperin
-    Solltest du noch Zeit finden, kannst du auch den Clip des einen oder anderen Sponsors einbauen

Für ein gut funktionierendes Catering wirst du noch dankbar sein. Denn wenn sich die Jungs um deine Gäste kümmern und was zum Schlemmen verteilen, kann dies über kleinere Pannen hinweghelfen. Außerdem ist es auch wichtig, bei der Veröffentlichung deiner Website das Angebot und die aktuellen Preise für Getränke und Speisen einzupflegen. Wäre schlimm, wenn einer deiner Gäste hungern müsste, weil deine Veranstaltung zu viel Pannen hat und ihm das Geld ausgeht.

Existenziell für dein Cateringangebot ist eine Cocktailbar mit einer reichlichen Auswahl an guten Mixgetränken. An dieser Stelle zu sparen wäre unverzeihbar. Ab und an kommt es auch vor, daß deine Gäste ein Hungergefühl verspüren. Dann wäre es nicht schlecht auf einen geeigneten Pizzadienst zurückzugreifen. Auch ein gutes Bierangebot sollte vorhanden sein, nicht nur, um deine Netzwerkorgas bei Laune zu halten.


[--NEU--]Phase 5: Wer wirbt, macht nichts falsch

Jetzt beginnt die aktive Werbephase für deine LAN. Der Löwenanteil deiner Gäste tummelt sich auf den gängigen LAN-Portalen rum. Deshalb ist es wichtig, deine LAN auf diesen Plattformen einzutragen. Dabei solltest du die Seiten bevorzugen, welche dich auch in Phase 1 mit Ratschlägen unterstützt haben. Das war’s auch schon, jetzt kannst du dich erst einmal zurück lehnen und dich der wachsenden Anmeldungen erfreuen, denn damit wäre Phase 5 abgeschlossen.

Phase 6: Sponsoren und Partner

Eine der undankbarsten Aufgaben folgt in dieser Stelle - die Suche nach geeigneten Sponsoren. Bevor du jetzt wie eine aufgescheuchtes Karnickel in den nächsten PC-Laden rennst und die Verkäufer mit deinen Anfragen nervst, solltest du dich erst einmal um die wirklich wichtigen Sponsoren, wie Software-Publisher oder Hardware-Hersteller, kümmern.

Es hat sich in der Vergangenheit bewährt, Clan- und andere LAN-Party Seiten abzugrasen und deren Sponsoren anzuschreiben. Nicht aufgeben! Wenn du eine Absage erhältst, so stelle deine Anfrage Woche für Woche, bis du eine Zusage bekommst. Hier zählt es, hartnäckig zu bleiben, denn aus internen Quellen wissen wir, dass die ersten beiden Anfragen generell eine Absage erteilt bekommen. Fleiß wird auch hier belohnt.



Phase 7: Lokalpatriotismus

Die Suche nach der richtigen Location ist ein heikles Thema. Trotzdem wirst du dich fragen „Warum erst jetzt?“ Nun, bevor du finanzielle Verpflichtungen eingehst, solltest du schon wissen, ab wann deine Veranstaltung ausgebucht ist. Einen ersten Trend kannst du jetzt schon aufgrund deiner Werbemaßnahmen aus Phase 5 erkennen. Jetzt wird  nämlich erst klar, welche Räumlichkeiten am Besten für deine LAN geeignet sind. Um dir die Suche so einfach wie möglich zu gestalten, geben wir dir eine kleine Checkliste in die Hand. Unabhängig davon helfen dir auch die User auf den Plattformen von Phase 1, denn fragen kostet ja nix.

Grundlegende Anforderungen an eine geeignete Location:
- Platz für eine Cocktailbar
- Möglichkeit, eine Leinwand aufzuhängen
- Platz für die Gäste – aus Erfahrung reichen 3 Kubikmeter pro Gast
- Chilloutecke
- reichlich Platz für deine Orgas
- freie Wände für Deko-Poster
- Möglichkeit, VIP Lounges einzurichten
- Beachvolleyballfeld oder andere Schlafmöglichkeit
- Verfügbarkeit von Internet (DSL)

Weniger wichtige Anforderungen:
- Toiletten – dafür gibt’s auch Dixi-Toiletten
- Strom – kann man auch mit einem Aggregat klären
- Parkplätze – aus unseren Erfahrung finden die Gäste immer ein Plätzchen
- Sauberkeit – meistens ist es eh in der Halle dunkel, da sieht keiner den Dreck
- gute Verkehrsanbindung – für eine geile LAN fahren die Gäste auch durch den Wald

Wie du siehst, gibt es dabei gar nicht so viel zu beachten. Selbst eine Messehalle würde für deine Bedürfnisse ausreichen.



Phase 8: Netzwerk

L A N – Lokal und Areal haben wir, fehlt nur noch das Netzwerk. Hier solltest du dich nur mit dem Besten vom Besten zufrieden geben. Gigabit oder noch besser, Glasfaser, stellen das absolute Mindestmaß deiner Netzwerktechnik dar. Klar, bei einem Ping von mehr als 5 Millisekunden kann man auch gleich im Internet spielen. Denn sobald der Ping den zweistelligen Bereich erreicht, werden dir alle Counterstrike-Spieler aufs Dach steigen, was wiederum die Turniere erheblich verzögern wird.

Spätestens dann müsstest du dir ein neues Nervenkostüm zulegen. Den Stress kann man sich aber auch gleich sparen und von vornherein auf ein durchdachtes Layer-3 Netzwerk mit 2-Gigabit Bandbreite setzen. Aber muss das teuer sein? Nö! Es gibt mittlerweile in Deutschland genügend Netzwerkausstatter, die dir zu Werbezwecken kostenlos ein passendes Paket schnüren und auf Wunsch sogar vor Ort aufbauen. Auch hier zahlt sich hartnäckiger Mailverkehr aus.

[--NEU--]Phase 9: Rechte und Pflichten

Du bist der Veranstalter, und damit haftest du auch. Aber zerbrich dir nicht deinen Kopf, denn man kann sich so ziemlich gegen alles versichern, was einem in irgendeiner Form schaden könnte. Deswegen ist das A und O für eine Veranstaltung eine ordnungsgemäße Veranstalterhaftpflichtversicherung. Diese sollte vor allem Sachbeschädigungen innerhalb der Räumlichkeiten absichern, da es ab und zu passiert, dass unvorsichtige Gäste aus Versehen etwas kaputt machen.

Eine Feuerversicherung ist ebenfalls wichtig, da es bei der hohen Netzlast auch zu Kabelbränden kommen kann. Außerdem brauchst du eine Gruppenunfallversicherung für dein Orgateam. Für solche Großveranstaltungen gibt es auch Lebensversicherungs-Pakete, die pauschal alle Teilnehmer für den Zeitraum der Veranstaltung absichern – und das Risiko ist durchaus vorhanden! Gerade aus dem asiatischen Raum wird immer öfter von Computerspielern berichtet, die aufgrund von Mangelerscheinungen (Schlaf, Bewegung, Wasser) vor ihrem PC verreckt sind.

Die Wahrung der Musikrechte übernimmt für dich die GEMA. Jedoch musst du hier ein klein wenig Zuarbeit leisten. Wichtig für diese Institution sind die auf deiner Veranstaltung gespielten Musiktitel. Damit es nach der Lanparty kein böses Erwachen gibt, weil während der Veranstaltung von den GEMA-Kontrolleuren festgestellt wurde, dass von deinen Gästen nicht gemeldete Musiktitel abgespielt wurden, ist es am einfachsten, im Vorfeld von jedem angemeldeten Teilnehmer eine Liste der auf seiner Festplatte gespeicherten Musikdateien anzufordern. Nach Erhalt dieser Liste rechnet die GEMA den für dich passenden Tarif aus – natürlich aufgrund deiner Ehrlichkeit zu deinen Gunsten.



Phase 10: Das Orgateam

Was dir jetzt noch zu einer Erfolg versprechenden Lanparty fehlt, ist ein kompetentes Orgateam. Es wäre nicht ratsam bei Vereinen anzufragen, die bereits Lanpartys veranstalten – da diese zu sehr aufeinander eingespielt sind und dadurch dein Konzept durcheinander bringen würden. Hier hat sich die bekannte HMI Methodik bewährt. Also Stifte raus und alle Namen aufschreiben, die dir auf Anhieb einfallen. Hinter jeden Namen notierst du die entsprechende ICQ-Nummer und die dir bekannten Fähigkeiten des Kontakts.
 
Jetzt folgt eine der schwierigsten Aufgaben vor der LAN. Mit kaufmännischem Geschick musst du diesen Leuten dein Projekt unter die Nase reiben und zum Mitmachen bewegen. Aber das schaffst du schon also ab zu ->



Phase 11: Teameinteilung

Eins muss dir klar sein – du bist der Boss! Und damit hast du überall und gegenüber jeder Person auf der LAN das Sagen (sollte man auch explizit noch einmal in den AGB erwähnen). An dieser Stelle folgt noch ein wichtiger Ratschlag. Wenn einer nicht spurt, schmeiß ihn raus. Keine Kompromisse oder Diskussionen, denn dafür hast du gar keine Zeit. Doch jetzt zur Einteilung der Teams:

Aggregatbetankungsteam: Mindestens 4 Leute. Jeweils 2 für Tag und Nachtschicht. Trifft nur zu, wenn du auch ein Aggregat hast – ansonsten brauchst du ein -

Steckdosenüberwachungsteam: Dafür solltest du eine ordentliche Reserve einplanen, da es schon ab und zu mal passieren kann, dass bei der Überprüfung der Steckdosen ein Mitglied ausfällt.

Parkplatzeinweisungsteam: Oftmals haben Lanparty-Locations nicht genügend Parkplätze parat, deshalb solltest du hierfür ein ortskundiges Orgateam abstellen, welches ortsunkundige Teilnehmer bei der Suche nach einem geeigneten Parkplatz hilft.

Paketserviceteam: Dieses ist wichtig für die ordnungsgemäße Zustellung der anfallenden Datenpakete. Hier reicht meistens ein Orga pro Sitzreihe aus.

Sicherheitspersonalteam: Soll das Orgateam vor Teilnehmern schützen. Wir haben an dieser Stelle gute Erfahrungen mit Osteuropäern gemacht.

Kassenwartteam: Das wichtigste Team der ganzen LAN sollte nur aus einer Person bestehen. Nämlich aus dir. Oder kannst du jemand anderem trauen?

Eventuell noch übrige Teammitglieder teilst du für Turniere, Catering und Müllbeseitigung ein.



Phase 12: Tisch und Stuhlbeschaffung.

Die Hauptaufgaben sind an dieser Stelle erledigt. Nun kannst du dich um die Betischung und Bestuhlung der Räumlichkeit kümmern. Falls du auf keinen Anbieter aus deiner näheren Umgebung zurückgreifen kannst, hilft dir an dieser Stelle wie immer das Internet weiter. Am preiswertesten sind jedoch einfache Bierzeltgarnituren, welche du auf jedem Semi-Oktoberfest finden wirst.

Zu diesem Punkt noch ein kleiner Hinweis: Der Termin deiner LAN sollte auf keinen Fall Ende September sein. Wenn dies doch der Fall ist, sage sie so schnell als möglich ab, da es dir während diesen Zeitraum unmöglich sein wird, genügend Bierzeltgarnituren aufzutreiben.

Wenn dir die Bierzeltbänke zu spießig sein sollten, kannst du auch alternativ auf bequemere Klappstühle oder Plastikstapelstühle ausweichen. Alles andere ist reine Geldverschwendung.



Phase 13: Entfällt, da sie eh nur Unglück bringt.

Phase 14: Controlling

Zeitlich sollten es jetzt nur noch 3 bis 2 Wochen bis zum Start deiner LAN sein. Deshalb ist es noch einmal wichtig, die derzeitigen Teilnehmeranmeldungen zu überprüfen. In den meisten Fällen wird deine LAN gnadenlos ausgebucht sein und du wirst dich mit Mailanfragen rumschlagen müssen, in denen dich Teilnehmer um noch ein kleines freies Plätzchen bitten (vermiete an dieser Stelle jeden freien Platz - selbst wenn es die Toiletten sind).

Wenn die LAN jedoch noch nicht voll ist, gibt es an dieser Stelle einen Notfallplan:

- Newsletter und SMS an alle Leute die du kennst
- Schneeballsystem, jeder Werber wird mit einem Bonus belohnt
-  Exzessiver Werbespam in den populären Clanforen
- Werbung im Internet Relay Chat
- Bitte um kostenlose Werbung in lokalen Tageszeitungen und Radiostationen



Und wenn das alles nicht reicht, kannst du die Lanparty immer noch verschieben und vom Eintrittsgeld erstmal einen Erholungsurlaub auf Mallorca einlegen. Aber keine Sorge, dazu kommt’s’ nicht. Wir jedenfalls, wünschen dir viel Spaß bei der Organisation deiner Lanparty.


Alle Angaben wie immer mit ohne Gewehr.